企业信息化走出孤岛 IT规划指方向

发布时间:[2012-1-30]     来源:IT商业新闻网     作者:     点击:

导读:在信息技术快速发展的时代,企业发展与信息技术的关系日益密切,企业创新日益加快,信息化规划无疑将成为企业创新和发展过程中最重要的工作,也是企业发展的助推剂。

在信息技术快速发展的时代,企业发展与信息技术的关系日益密切,企业创新日益加快,信息化规划无疑将成为企业创新和发展过程中最重要的工作,也是企业发展的助推剂。

经过多年的信息化研究和实践,国内的生产企业和IT企业都开始逐渐认识到IT规划的过程其实就是企业管理层共同成长的过程,帮助企业提高信息化管理水平,也就是帮助企业管理层提高对信息化的认识,促成管理层对信息化达成共识,同时也帮助企业的战略能够顺利实现。企业信息化从本质上讲就是管理的信息化,企业信息化的水平也就是企业管理水平的具体体现。

IT规划的首要目标是要解决领导层的认识问题,杜绝“一把手”工程。IT规划的另一个目标就是解决企业信息化的“孤岛”问题,消化独立的信息点和无法集成的独立系统。“孤岛”问题一般都是典型的没有经过规划建立的“一把手”工程,它们对企业的伤害是非常大的。我们冷静地分析一下就会发现这些信息化过程中面临的问题都和IT规划的缺失有着间接或直接的关系。

进行IT规划,需要科学的方法论做指导,也需要系统的实践步骤来达到规划的目标。本文以科学的咨询规划方法论为支撑,对IT规划的整个过程提出了合理、科学的分解方法,对诸多信息化规划的关键要素给出了可以借鉴的处理手段和理论。

一、国内外IT规划咨询的发展趋势

1.中国企业信息化发展现状分析

资本市场竞争的加剧,互联网的冲击,以及全球化问题,都使得中国企业在业务发展模式、市场拓展、管理运营、技术创新、人力资源开发等方面面临着严峻的考验,现在已经是必须有所变化的阶段了。只有通过创新和变革才能加大企业的竞争能力,这时无疑需要信息化来作为企业管理推进的关键因素。

信息技术是企业发展的助推剂,许多企业都寄希望于IT技术,也寄希望信息化技术能够为企业的发展贡献一份重要的力量。而事实上,IT技木已经成为企业提高工作效率和质量,缩短工作流程,加快信息流的重要工具,为企业打造新的业务模式提供了可能。其主要体现在以下几个方面:

——信息技术使得企业能够更加清晰地掌控自己的客户资源,理顺企业客户关系管理;

——信息技术使得企业能够掌控自己的整个供应流程,也就是说能够掌控从原料采购到生产、销售、资金回笼的整个业务流程;

——信息技术使得企业能够利用更加方便、快捷的方式实现企业的经营,电子商务技术的兴起是这方面的杰出代表;

——信息技术的发展使得公司创新管理模式的推进成为可能,比如宝钢股份的钢铁主业一体化就是得益于信息化的发展,它使得地域上分散的公司各成员主体连成一体;

——信息技术是企业降低成本的有效手段,增加原料的利用率,缩短产品交货周期,监控合同执行环节,从而达到降低成本,提高效益的目的。

2.国内企业IT发展的缺陷和存在的不足

国内大型企业大多数在90年代开始致力于信息化的建设,但是大多数企业对信息化仍属于“懵懂”阶段,它们并不清楚信息化的实际意义,只是在跟风、赶潮流,从而造就了大量的信息化“孤岛”。企业内部管理层对信息化的认识也没有共同的和正确的认识。

最近几年,国内企业对信息化的理解开始逐渐有所转变,特别是在国家大力提倡“信息化带动工业化”以来,很多企业开始理性地看待信息化,开始认识到信息化是需要规划的,是需要整体地去理解的。

归纳而言,目前国内企业的信息化还存在以下问题:

——管理的问题。信息化规划的问题就是公司战略的问题,也就是公司管理层概念的问题。管理层的重视,也就是对信息化的高度认同,这也是信息化的关键所在。信息化具有自身的特点,周期较长,见效却较慢,风险也比较高。相对而言,企业领导关心的就是效益,没有立竿见效的项目,企业领导都会有所保留。如何让领导认识信息化建设的重要作用,是信息化规划的重要任务之一。

——企业管理模式变革不能进行彻底。很多成了形象工程,没有将公司的战略规划进行到底。直接的结果就是企业信息化建设过程中不能很好地把握主线,信息化也就成了面子工程,随着时间的流逝逐渐成为一个没有实际用处的信息孤岛。

──IT建设过程中没有良好的愿景,或者量化的愿景,也没有未来发展可行的步骤。走一步看一步,不知道发展到哪里,甚至这样做的价值何在、风险何在都不知道,这样的信息化其实是在烧钱。

3.当前进行信息化规划的必然趋势

经过信息化的初步积累,很多企业特别是国内的先进企业越来越重视IT规划,把它看作企业信息化建设的先导条件。

IT规划包含两方面的内容,一是信息化战略规划,这方面内容主要是在深入研究企业发展愿景和战略的基础上,制定适合公司发展的IT愿景和战略;二是信息化发展步骤,这块内容是IT规划具体实施手段的指导,一般应该包括信息系统的架构、信息系统的组成、信息系统各部分的关系,以及企业信息化建设需要进行的基础投资,如系统环境和网络环境建设的搭建原则等。

信息化的作用还在于管理,也就是IT治理,公司合理的IT治理架构将能够为企业信息化发挥最大效能起重要的作用。

二、基于分阶段的IT规划划分方法

IT规划就是在充分、深入研究企业的发展远景、业务策略和管理的基础上,形成信息系统的远景、信息系统的组织架构、信息系统各部分的逻辑关系,以支撑企业的战略规划,从而达成企业的战略目标。

信息化建设涉及的内容呈现明显的非线性,给大多数人的感觉就是一个字:“乱”,诸如公司战略是否清晰,流程是否合理,组织机构是否高效运作,人员的素质等等,如何消除或减少这些混乱,就是IT规划的具体作用。规划的方法有多种,他们有一个共同目的:逐步理清企业管理流程,提升信息化建设的总体方向,客观评价公司信息化的现状,提出合理的建设,包括IT策略、技术路线、各个应用之间的关系和集成度要求、企业信息化建设风险分析,等等。

IT规划是过程,是信息化和管理的沟通、冲突、统一的过程。这个过程可以分为多个阶段,到底需要多少个阶段才合适,需要根据企业的具体情况具体分析,规模比较小的企业一般分为3~5个阶段为合适,规模比较大的集团型企业则划分要细一点,可以分为7~10个阶段。本文讲述在宝信给国内企业进行信息化规划时,一般需要的过程,其分为九个阶段。

1.项目启动阶段

信息化规划项目的启动时机是成功的关键,是否是最佳的启动时间需要通过多方面来评估:

首先,公司高层的意识如何?在规划的整个过程中如果得到了公司高层领导的高度重视和全力支持,那么整个信息化规划就可以预见到一个良好的结局了,如果能有高层领导亲自挂帅,那是最好的。要做到这一点必须让高级管理层真正理解什么是信息化,什么是信息化规划,在规划的过程中会遇到哪些问题,以及采取的应对策略。另外,也必须让高层领导充分认识到信息化规划可以达到的目的,即对公司管理效率的提升,对公司整体管理水平的提高。

规划项目启动阶段一般需要准备如下材料:

良好的项目建议书:项目建议书一般都是IT管理部门撰写,出于项目执行的考虑,也有不少是项目执行的单位代替撰写,比如咨询公司进行撰写,项目建议书除了撰写立项背景、意义、目标、范围等基本内容外,必须做到有明确的目标,有恰当的投入资源估算,切合企业的实际情况,并深刻理解领导的初衷。另外也必须有足够的笔墨来描写风险。

咨询公司的项目团队建立:咨询公司的经验和能力主要由参与项目的团队来体现,高效、精干、配置合理的项目团队是项目必需的,否则项目的实现将是困难重重。对应项目团队应该有一个项目组织结构图,主要描述项目执行的审核和管理机制。

企业参与的项目团队:也称为甲方项目团队,对应咨询公司的团队,甲方需要任命得力的项目经理,最重要的是甲方必须明确牵头挂帅的高层领导,一般以主管信息化的领导为宜。甲方人员组成应该涵盖信息化规划范围内的各个业务板块,人员素质要求也较高,最起码应该是业务主管。

项目监督和管理委员会:一般由公司高层管理人员、各相关部门领导、咨询公司领导、咨询公司项目总监等人员组成。他们主要听取项目各个阶段的汇报,进行阶段和最终文档的评审,以及协调项目执行过程中的各种问题。一般情况下,甲方挂帅的领导也是项目监督和管理委员会的领导人。

项目经理及其职责描述:项目经理设置有两种方式,即甲乙双方各任命一名项目经理或乙方单独任命一名项目经理。在双方都任命一名项目经理的情况下,项目计划等基础工作都由两名项目经理协商确定。如果甲方没有任命项目经理,则甲方必须指定一名项目联系人或协调人。

项目调查问卷和访谈计划:项目调查问卷是项目进入实质性启动的重要的文件之一,它的作用为引导用户在项目范围内充分考虑并描述企业现状和信息化的需求。访谈计划主要针对公司高层领导制定,公司高层领导的战略考虑是整个项目的灵魂和主线,良好的访谈是项目成功的关键,它使得企业信息化战略规划能够充分符合公司的战略。

项目整体计划:项目整体计划是本项目执行的指导文件,约束参与本项目的甲乙双方人员严格按照有条理的进度执行,确保项目在规定的期限内,保质保量地完成。

2.调研和现状分析阶段

项目调研是整个规划的基础,每个企业都不一样,都有自已的特色,因此项目调研的工作决定了规划的质量。如果调研质量不高,势必影响公司今后几年的信息化发展。

调研的前期准备工作必须细致、充分。调查问卷是最基本的调研提纲,项目调研可以在此基础上逐步展开,直至覆盖整个项目的范围。项目调研是现状分析的基础,这两者是无法分割的两个部分。

调研的前期准备工作可以从以下方面入手:

——公司基本情况,行业背景,发展前途,国家政策支持度等;

——公司最近几年的战略规划;

——公司主要的业务流程;

——现有IT系统及其使用状况;

——公司系统环境和网络环境状况;

——公司IT管理机构构成及其职权范围;

——公司各部门的业务流程和管理制度。

现状分析的内容主要有以下几个部分:

——公司现有IT系统的使用价值和改造的投资预算;

——公司系统环境需要改进和升级的可能性;

——公司网络建设需要投入的力量和预算分析;

——公司各业务板块整合的可能性,需要淘汰的系统;

——相关的整合和集成建议

国内外企业的对标阶段

本阶段的工作目标为:通过对国内外钢铁行业信息化发展现状的调研分析,找出企业在信息化方面的差距,对国内外相关行业信息技术的发展趋势与领先实践进行分析和比较,作为制定信息技术战略规划的基准。

本阶段的主要任务为:

评估企业信息的标准化、安全性和共享能力;

评估企业信息与应用系统、信息基础设施;

评估企业信息技术管理的组织结构、管理流程、信息技术服务;

研究国内外先进企业的管理模式,信息化管理的相关案例分析,提供相关行业信息技术的发展趋势和领先实践,并提出可借鉴的建议。

审视公司战略,确认IT战略及IT能力阶段

公司战略是公司发展的指导性文件或文件系列,通过对公司战略的研究,就可以从各个角度、各个层次展开分析,并总结归纳出公司的战略,使之成为规划的基础文件和遵循的原则。

公司IT战略是公司战略和愿景在信息化规划中的直接体现。它的目的是使企业的信息化适应公司所处的变幻莫测的外界环境,并为公司实现企业利益的最大化服务。

5.规划未来信息化整体架构

本阶段的工作目标是根据前面四个阶段的成果,搭建公司未来信息化整体架构。相对制造业企业来说,主要包括以下几方面内容:设计规划未来公司管控层面应用系统架构,设计未来的企业资源管理(ERP)层应用架构,设计未来公司制造执行(MES)层应用系统架构。作为公司的整体信息化架构,还应该包括公司未来的信息化系统环境整体架构和网络环境整体架构。

在本阶段需要对公司各业务板块在管理和日常运作上的信息需求进行分析,并按照公司运营战略的需要进行部署,再按照部署的先后顺序设计企业应用系统的组合配置。

在未来整体架构部分,还需要论述总体的风险及应对策略,探讨现有IT应用体系架构所存在的不足,并规划现有应用系统的整合方案。

作为信息化建设的基础内容之一,公司范围内的数据标准化和信息标准化也是未来架构中重要的部分之一。

6.规划未来信息化技术架构

本阶段规划支持未来应用系统架构所需的信息化技术架构,其中包括网络、信息安全和基础设施架构、信息标准化、统一的技术平台和技术管理的体系。设计适合的IT组织结构来支持未来整体信息化规划的实施。

本阶段通过分析现行的IT网络、信息安全和基础设施,以了解需改进的地方(国内外一体化、异地容灾备份、信息内容安全),最终达到制定企业所需要的网络、信息安全和基础设施架构,这是信息化建设的基础。

定义公司信息化建设应采用的一致性技术平台,确定为支持未来应用系统、IT建设环境和战略部署所必需的人力资源/技能配置。

本阶段需要交付的资料对信息化非常重要,主要有以下几个部分:

——网络拓扑结构;

——系统布置策略;

——一致性IT技术平台,范围包括:服务器平台标准、网络、信息安全平台标准、数据管理标准、应用开发标准、数据交换/集成标准。

公司战略和IT战略之间存在的密不可分的联系,使得这两个不同领域的研究对象称为一个互相促进的整体。对于IT研究团队而言,进行IT战略规划需要公司战略的指引,整个IT规划最终要有效支撑公司的战略规划。

IT能力是对公司正确运用信息化技术的衡量,要使得公司的IT能力能够为公司的发展服务,必须保持公司的IT能力的同步发展。在IT战略规划阶段要对公司的IT能力进行评估,并提出需要具体改进的地方以及改进的方案

7.规划未来公司IT治理结构

通过分析企业现有的IT组织结构和相关的IT管理流程,以了解有何地方需要改进。在未来持续运营方面,研讨未来各信息化项目的推展与运营环境,制定公司内部一致性的项目管理与运营管理制度与标准。

本阶段需要交付以下几个部分的资料:

——现有的IT组织结构和IT管理流程的评估;

——未来IT技术架构蓝图和IT组织架构,其中包括网络、信息安全和基础设施架构;

——IT技术管理体系:IT延续性要求、系统和网络管理要求、信息安全和管理要求;

——信息化规划实施所必需的人力/技能配置;

——改善现有IT组织结构和IT管理流程的行动建议;

——内部统一的IT管理标准,包括范围:IT项目管理(组织、方法、管理规范、工具等)、系统管理(安全、运行、效能、问题管理等制度和工具)、维护管理(维护策略、信息安全策略、组织、支持结构等)、用户支持管理(人力资源配置、组织、支持结构、服务水平、工具)。

8.信息化项目建设阶段划分和实施计划

本阶段主要在规划建议的IT应用系统和技术架构下,制定所需要的IT和业务流程项目,制定业务优化及IT建设项目的分段实施计划,提供实施计划上所需的变革管理、风险估算与控制等项目管理方法以减少实施计划的风险。

为了达到上述目标,需要执行如下的工作:对各项战略部署进行修订、重组和归类。确定每一个业务优化及IT建设项目的目标和工作,确定每一阶段的项目及时限、估计每一阶段的所需资源,提出相关预算并决定相关项目的先后次序,其中包括项目的价值、风险和投资预算的评估,以及项目之间的相关技术和依赖程度。

本阶段为规划中提出信息化具体实施列表的阶段,需要提交如下文档:

——规划期内的IT建设及所涉及管理优化方面的项目列表及总体实施计划;

——规划期内需要实施的IT系统项目的重要性和实施顺序;

——实施项目的部署建议,包括:各项目的范围及目标,各项目对流程和组织的配合要求,项目实施步骤及控制节点,推荐的备选解决方案及系统,对现有系统的处理与集成建议,各项目的预估定性效益,项目风险,内部资源要求,项目分阶段投资计划。

9.规划汇报审查阶段

规划汇报审查阶段主要实现规划项目的交付任务,主要完成如下工作:

——汇报稿件编制,一般为PPT稿件;

——双方约定时间和地点,向企业负责信息化的领导汇报(一般情况下,也是规划的牵头领导);

——准备项目结题文件。

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